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○町田市文書管理規程
平成１７年３月３１日
規程第１０号
総務部総務課
改正 平成１８年３月３１日規程第４号
平成１８年５月３１日規程第１４号
平成１９年２月１４日規程第１号
平成２０年３月３１日規程第９号
平成２１年３月３１日規程第６号
平成２２年３月３１日規程第２号
平成２３年３月３１日規程第１２号
平成２８年１１月１８日規程第１２号
令和２年６月３０日規程第９号
令和３年３月３１日規程第２号
令和３年６月１５日規程第９号
目次
第１章 総則（第１条―第９条）
第２章 文書等の収受及び配布（第１０条―第１５条）
第３章 文書等の起案及び決定（第１６条―第２４条）
第４章 文書等の清書及び発送（第２５条―第３０条）
第５章 文書等の整理及び保存（第３１条―第３９条）
第６章 例規文書等（第４０条―第４５条）
第７章 補則（第４６条）
附則
第１章 総則
（趣旨）
第１条 この規程は、市長の保有する文書等の管理に関し必要な事項を定めるものとする。
（用語の定義）
第２条 この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。
（１） 文書等 職務上作成し、又は取得した文書、図画、写真、フィルム及び電磁的記録（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することのできない方式で作られた記録であって、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。以下同じ。）をいう。
（２） 文書 文書等のうち、文字若しくはこれに変わるべき符号又は形象等を用い、紙に意思表示を永続的に記録したものをいう。
（３） 電子文書 電磁的記録のうち、書式情報（文書の体裁に関する情報をいう。）を含めて、第１０号の総合文書管理システム、第１２号の通信回線の利用及び第１３号の総合行政ネットワーク文書による情報処理の用に供するものをいう。
（４） 金券 現金、有価証券、郵便切手等をいう。
（５） 主管課長 当該文書等に係る事案を担当する課の課長をいう。
（６） 主管係 当該文書等に係る事案を担当する係をいう。
（７） 回議 決裁等を受ける過程で文書等を回すことをいう。
（８） 合議 第１６条第１項に規定する電子起案方式又は同条第３項に規定する書面起案方式により起案した事案について、関係部課長等の同意を受けることをいう。
（９） 供覧 第１６条第２項に規定する電子決裁方式又は同条第４項に規定する書面決裁方式により決定した事案を関係部課長等へ閲覧させることをいう。
（１０） 総合文書管理システム 電子計算機を利用して文書等の収受、起案、決定、保存、廃棄等の事務の処理及び文書等に係る情報の総合的な管理等を行う電子情報処理システムで総務部総務課長（以下「総務課長」という。）が管理するものをいう。
（１１） 電子署名 電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって、次の要件のいずれにも該当するものをいう。
ア 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すものであること。
イ 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。
（１２） 通信回線の利用 電子情報処理組織（市長の使用に係る電子計算機（入出力装置を含む。以下同じ。）と市民等の使用に係る電子計算機とを電気通信回線で接続した電子情報処理組織をいう。）の利用をいう。
（１３） 総合行政ネットワーク文書 総合行政ネットワーク（国及び地方公共団体の組織的ネットワークを相互に接続した情報通信ネットワークをいう。）の電子文書交換システムにより電子署名が付与され交換される電子文書をいう。
（平２０規程９・平２１規程６・一部改正）
（文書等管理の原則）
第３条 文書等は、行政活動の基本的かつ不可欠な伝達の手段であるとともに、情報公開及び個人情報保護の対象であり、一部は貴重な歴史的・文化的資料として後世に伝えられるものであるため、正確、迅速、丁寧に取り扱い、事務が適正かつ能率的に行われるよう処理し、及び管理しなければならない。
２ 文書等は、主管課長の承認を受けなければ庁外に持ち出し、又は関係者以外の者に閲覧等をさせてはならない。
（総務部長の職務）
第４条 総務部長は、文書等の事務が適正かつ能率的に処理されるよう指揮監督する。
２ 総務部長は、文書等の事務に関して必要がある場合は、関係部課に報告を求め、調査をし、又は説明会を開くことができる。
３ 総務部長は、文書等の管理について、この規程により難いこと、及び疑義が生じた場合は、必要な指示をし、又は通知することができる。
４ 総務部長は、文書等に関する様式を定める。
（総務課長等の職務）
第５条 総務課長は、第７条第１項各号に規定する事務について、次条に規定する文書取扱責任者に必要な指示及び助言を行い、総務部総務課総務係長は、総務課長の指示のもとに、文書取扱責任者との連絡調整を行う。
２ 総務課長は、総合文書管理システムの管理に関し必要な事項を定める。
（文書取扱責任者及び文書担当者の設置）
第６条 主管課長を補佐するため各課に文書取扱責任者を置き、文書取扱責任者を補佐するため課又は係に文書担当者を置く。
２ 主管課長は、所属職員のうちから文書取扱責任者及び文書担当者をそれぞれ指名し、総務課長へ報告しなければならない。
３ 文書取扱責任者に事故があるときは、あらかじめ主管課長が指名する職員がその職務を代理する。
（文書取扱責任者及び文書担当者の職務）
第７条 文書取扱責任者は、その所属する課において次に掲げる事務の指導及び助言を行う。
（１） 文書等の事務の改善に関すること。
（２） 文書等の収受、作成、発送、整理及び保存に関すること。
（３） 総合文書管理システムの利用に関すること。
（４） 通信回線の利用に係る電子文書の取扱いに関すること。
（５） 総合行政ネットワーク文書の取扱いに関すること。
（６） ファクシミリ及び電子メールの利用に関すること。
（７） 前各号に掲げるもののほか、文書等の管理に関すること。
２ 文書担当者は、文書取扱責任者の指導を受け、前項各号に規定する事務を担当する。
（文書等の管理）
第８条 文書等の管理は、別に定めのあるものを除き、総合文書管理システムにより行うものとする。
２ 主管課長は、文書等について、その件名、次条に規定する記号及び番号、第３２条に規定する分類名、第３３条に規定する保存年限その他の総務課長が文書等の管理上必要として定めた事項（以下「文書管理事項」という。）を総合文書管理システムに記録する。
（文書等の記号及び番号）
第９条 文書等には、次に掲げるところにより、記号及び番号を付ける。
（１） 条例には「町田市条例」の記号を付け、条例公布簿により暦年による一連番号を記載する。
（２） 規則には「町田市規則」の記号を付け、規則公布簿により暦年による一連番号を記載する。
（３） 規程には「町田市規程」の記号を付け、規程公表簿により暦年による一連番号を記載する。
（４） 告示には「町田市告示」の記号を付け、告示番号簿により年度による一連番号を記載する。
（５） 公告には「町田市公告」の記号を付け、公告番号簿により年度による一連番号を記載する。
（６） 前各号に該当しない文書等のうち、収受の処理又は起案を必要とする文書等には、収受の処理又は起案をした日の属する西暦年度の下２けたの数字、「町」の字及び３以内の主管の部、課、係又はその事業を識別できる文字からなる記号を付け、当該記号ごとに年度による一連番号を記載する。
（７） 前号の記号は、部内で同一のものが生じないよう調整した上で、主管課長が定める。
（８） 第６号の規定にかかわらず、往復の文書等については、原則として事案が完結するまで発端となった文書等の番号の枝番号を用いる。
（９） 前号の枝番号は、文書等の番号の「の２」からの一連番号とし、「の１」は用いない。
２ 前項の規定にかかわらず、庁内の事務連絡に関する文書等は、記号及び番号の記載を省略することができる。
３ 文書等の記号及び番号は、次の各号に掲げる区分に応じ、当該各号に定める者が管理する。
（１） 条例、規則、規程、告示及び公告 総務部法制課長（以下「法制課長」という。）
（２） 前号に該当しない文書等 主管課長
（平１８規程４・平２０規程９・平２２規程２・一部改正）
第２章 文書等の収受及び配布
（本庁に到達した文書の取扱い）
第１０条 本庁に到達した文書（課に直接到達した文書を除く。）は、総務課長が受領する。
２ 総務課長は、受領した文書を次に掲げるところにより処理する。
（１） あて先を判別できない文書（現金書留を除く。）は開封する。
（２） 書留等の文書は、次のとおりとする。
ア 封筒に市収受印を押し、書留等受付簿に必要な事項を記載し、受領印を受けて主管課長に配布する。
イ 現金書留は、封筒に市収受印を押し、書留等受付簿に必要な事項を記載し、受領印を受けて会計課長（金銭出納員（以下「出納員」という。）を置く課あてのものにあっては、主管課長。以下この項において同じ。）に配布する。
ウ 開封した書留文書のうち、納税等に係る金券が添付されているものは、封筒に市収受印と金券印を押し、書留等受付簿に必要な事項を記載し、受領印を受けて会計課長に配布する。
エ 親展文書は、書留等受付簿に必要な事項を記載し、受領印を受けて名あて人に配布する。
（３） 開封した文書（書留文書を除く。）のうち、納税等に係る金券又は主管する課が確認できない金券が添付されているものは、封筒に市収受印と金券印を押し、会計課長に配布する。
（４） 開封した文書のうち、謄抄本、諸証明等の交付申請に係る金券が添付されているものは、封筒に市収受印と金券印を押し、主管課長に配布する。
（５） 開封した文書のうち、前各号に該当しないものは、封筒に市収受印を押し、総務課に設置されている文書交換箱（以下「交換箱」という。）に配布する。
（６） 前各号に該当しないものは、そのまま交換箱に配布する。
（７） 複数の課に関係する文書は、最も関係の深い課に配布する。
（平２１規程６・令３規程９・一部改正）
（課に到達した文書の取扱い）
第１１条 課に到達した文書（市民等から直接受領した文書を含む。）は、主管課長が受領する。
２ 主管課長は、受領した文書を次に掲げるところにより処理する。
（１） 親展文書その他開封を不適当と認めた文書は、名あて人又は主管係に配布する。
（２） 課で収受する文書又は主管係が判別できない文書は、庶務担当係に配布する。
（３） 開封した文書のうち、納税等に係る金券が添付されているものは、封筒に課収受印と金券印を押す。この場合において、出納員を置く課あてのもの以外のものは、会計課長に配布する。
（４） 謄抄本、諸証明等の交付申請に係る金券が添付されている文書は、文書の余白に課収受印と金券印を押し、金券等処理簿に必要な事項を記載して確認印を押す。
（５） 経由文書は、文書の余白に経由印を押し、文書経由簿に必要な事項を記載する。
（６） 前各号に該当しない文書は、主管係に配布する。
（７） 収受の処理又は起案を必要とする文書は、文書の余白に、課で収受する文書にあっては課収受印を、係で収受する文書にあっては課収受印又は主管係専用の課収受印を押すとともに、文書の上欄余白に回議区分を表示する。
３ 主管係又は担当者は、前項の規定により文書を収受したときは、総合文書管理システムに必要な事項を記録するとともに、回議区分に従って文書を回議する。
４ 主管係又は担当者は、他の課に写しを配布したものについては、その旨を収受した文書に記載する。
５ 主管課長は、回議を受けた文書について主管係又は担当者に処理方針を指示する。
（令３規程９・一部改正）
（通信回線の利用による収受）
第１２条 前２条の規定にかかわらず、次に掲げる事項は、通信回線の利用により収受することができる。
（１） 市に対する要望、提案、意見等
（２） 市に対する申請、届出その他の手続等のうち、総務部長が通信回線の利用による収受を主管課長に対して事前に承認したもの（電子署名が付与されるものを含む。）
２ 前項の場合において、通信回線の利用に係る送受信装置（総務部長が指定したものに限る。）への着信の確認は、定時に行うものとする。
３ 第１項の規定にかかわらず、主管課長は、特別の事情があると認めるときは、フロッピーディスク、CD―ROM等の媒体により電磁的記録を受領することができる。
４ 主管課長は、通信回線の利用により到達した電磁的記録又は前項の規定により受領した電磁的記録のうち収受の処理が必要と認めたものは、総合文書管理システムに記録する。
（平１８規程１４・一部改正）
（総合行政ネットワーク文書の収受）
第１３条 総合行政ネットワーク文書は、総合行政ネットワークの電子文書交換システムに係る送受信装置（総務部長が指定したものに限る。）により総務課長が収受する。
２ 総務課長は、総合行政ネットワーク文書を受信したときは、次に掲げるところにより処理する。
（１） 受信した総合行政ネットワーク文書の電子署名を検証する。
（２） 受信した総合行政ネットワーク文書の形式を確認し、当該文書の発信者に対して、形式上の誤りがないときは受領通知を、形式上の誤りがあるときは否認通知をそれぞれ送信する。
（３） 前号の規定により受領通知を行った総合行政ネットワーク文書は、総合文書管理システムを利用し、主管課長に送信する。
３ 総務課長は、電子署名のない電子文書を受信した場合においても、前項第２号及び第３号の規定を準用した処理を行う。
４ 主管課長は、第２項第３号の規定により受領通知を行った総合行政ネットワーク文書及び前項の規定により受領通知を行った電子文書を、総合文書管理システムに記録する。
（平２０規程９・一部改正）
（電子文書の収受の処理）
第１４条 主管課長は、総合文書管理システムを利用して主管課に到達した電子文書又は第１２条第４項若しくは前条第４項の規定により総合文書管理システムに記録した電子文書について、第１６条第１項に規定する電子起案方式により収受の処理を行う。
（令２規程９・一部改正）
（勤務時間外に到達した文書の取扱い）
第１５条 勤務時間外に到達した文書は、各庁舎における当直員等が受領し、速やかに総務課長又は主管課長に引き継ぐ。
第３章 文書等の起案及び決定
（事案の起案と決定）
第１６条 事案の起案は、別に定めのあるものを除き、起案をする者（以下「起案者」という。）が総合文書管理システムに事案の内容その他所要事項を入力し、起案した旨を電磁的に表示し、記録すること（以下「電子起案方式」という。）により行う。
２ 事案の決定は、電子起案方式による起案書に当該事案の決裁責任者（市長、市長の権限の受任者及び専決権限を有する者をいう。以下同じ。）が総合文書管理システムに承認した旨を電磁的に表示し、記録する方式（以下「電子決裁方式」という。）により行う。
３ 第１項の規定にかかわらず、次に掲げるものは、起案書に事案の内容その他所要事項を記載すること（以下「書面起案方式」という。）により起案を行う。
（１） 第６章に規定する例規文書
（２） 特に緊急の取扱いを必要とする事案
（３） 秘密の取扱いを必要とする事案
（４） 前３号に掲げるもののほか、主管課長が事務処理の効率化その他の理由により書面起案方式で起案することが特に必要であると認める事案
４ 書面起案方式による事案の決定は、起案書に当該事案の決裁責任者が承認した旨を署名する方式（以下「書面決裁方式」という。）により行う。
５ 前２項の規定にかかわらず、主管課長が事務処理の効率化等の観点から合理的であると認めたときは、起案書を用いずに、文書の余白を利用して起案することができる。
６ 前３項の規定により書面で起案する場合においても、総合文書管理システムには事案の件名その他所要事項を入力しなければならない。
（平１９規程１・令２規程９・一部改正）
（起案における留意事項）
第１７条 市長の決裁を受ける事案のうち特に重要なものは、あらかじめ市長の処理方針を確かめてから起案する。
２ 文書等は、次に掲げるところにより起案する。
（１） 主管課長の指示があるものは、その指示に従う。
（２） 適法かつ適正な内容とする。
（３） 常用漢字表（平成２２年内閣告示第２号）、送り仮名の付け方（昭和４８年内閣告示第２号）、現代仮名遣い（昭和６１年内閣告示第１号）等を用いて、正確かつ簡潔明瞭な表現を使用する。
（４） 内容がよくわかる件名を付け、必要に応じて起案の理由、経緯及び根拠となる関係法令等を記載し、関係文書、参考資料を添える。
（５） 市長等が発する文書等のあて名の敬称は、原則として「様」を用いる。
（６） 市民等から市に提出する文書等の様式のあて名は、原則として「様」を用いる。
（７） 職員が職務上作成する文書等の年の表記は、別に定めのあるものを除き、原則として西暦を用いる。
（８） 複数の課に関係する事案は、最も関係の深い課が起案し、関係部課長等に合議する。
（９） 書面起案方式による起案（前条第５項の規定による起案を含む。以下同じ。）において加除し、又は訂正した場合は、その箇所に認め印を押す。
（１０） 施行期日が予定されているものは、決裁責任者の決裁を受けるのに十分な余裕を持って起案し、必要な審議の機会を失わないようにする。
（令２規程９・一部改正）
（起案文書の審査）
第１７条の２ 起案文書（電子起案方式によるものを含む。以下この条において同じ。）の審査を行うため、各部に文書管理者及び文書主任を置く。
２ 文書管理者は、町田市組織規則（平成１２年３月町田市規則第１６号）別表第１に規定する部内の他の課に属しない事務を所掌する課及び同規則第６条に規定する会計課（以下これらを「総務主管課」という。）の課長をもって充てる。
３ 部長は、総務主管課の総務担当係長又は総務担当者のうちから文書主任を指名し、総務部長に報告しなければならない。
４ 文書管理者は、部の起案文書の適正化を図るため、文書主任に必要な指示をするものとする。
５ 文書管理者及び文書主任は、部の起案文書のうち、市長又は副市長の決裁を受ける事案について、主管課長の決裁後に、前条第２項第２号から第８号までに掲げる事項に関し審査する。ただし、次に掲げる起案文書については、この限りでない。
（１） 第６章に規定する例規文書
（２） 町田市支出負担行為手続規則（昭和３９年４月町田市規則第１２号）第３条に規定する支出負担行為書
（３） 前２号に掲げるもののほか、総務部長が認めるもの
６ 文書管理者及び文書主任は、前項本文の規定により審査を行ったときは、電子起案方式にあっては総合文書管理システムに審査した旨を電磁的に表示し、及び記録し、書面起案方式にあっては起案書に審査した旨を署名する。
７ 文書管理者又は文書主任が不在のときは、部長があらかじめ指名する者が第５項の規定による審査を行うことができる。
８ 第６項の規定は、前項に規定する審査について準用する。
（平２１規程６・追加、平２２規程２・令３規程９・一部改正）
（事案の回議）
第１８条 電子起案方式による事案の回議は、電子回議（総合文書管理システムを利用した流れ方式による回議をいう。以下同じ。）による。
２ 書面起案方式による事案の回議は、書面回議（書面を利用した流れ方式による回議をいう。以下同じ。）による。
３ 第１６条及び前２項の規定にかかわらず、主管課長が特に重要又は緊急であると認めた事案は、その内容を説明することができる職員が持ち回ることにより回議することができる。
４ 事案の回議を受けたときに意思決定をする者（決裁責任者の決裁前に事案の意思決定をする者をいう。以下「意思決定者」という。）は、電子起案方式にあっては総合文書管理システムに承認した旨を電磁的に表示し、及び記録し、書面起案方式にあっては起案書に承認した旨を署名する。
（合議）
第１９条 事案が他の部課の同意を必要とするものであるときは、関係部課長等に合議しなければならない。
２ 合議を受けた部課長等は、同意したときは電子決裁方式にあっては総合文書管理システムに同意した旨を電磁的に表示し、及び記録し、書面起案方式にあっては起案書に同意した旨を署名する。
３ 合議を受けた部課長等は、不同意であるときは主管課長に協議し、なお協議が整わないときは、主管課長は直ちに上司の指揮を受けなければならない。
（供覧）
第２０条 事案が他の部課に関係するときは、関係部課長等に供覧するものとする。
２ 供覧を受けた部課長等は、直ちに閲覧し、電子決裁方式にあっては総合文書管理システムに供覧した旨を電磁的に表示し、及び記録し、書面起案方式にあっては起案書に供覧した旨を署名する。
（事案の差戻し）
第２１条 決裁責任者又は意思決定者は、回議を受けた事案について修正等を要すると認めたときは、当該事案を起案者に差し戻すことができる。
２ 前項の規定による差戻しを受けた起案者は、その内容を主管課長に報告しなければならない。この場合において、当該事案の修正等をしたときは、その旨を既に回議を受けた意思決定者又は合議を受けた者に報告しなければならない。
（事案の廃案又は変更）
第２２条 起案者は、回議中の事案を廃案とするとき、又は内容に重要な変更があったときは、主管課長の指示を受けて、回議中の事案を引き戻し、処理しなければならない。
２ 起案者は、前項の規定により事案を引き戻したときは、その旨を既に回議を受けた意思決定者又は合議を受けた者に報告しなければならない。
（発信者名）
第２３条 決定された事案を施行する場合において、庁外に発信する文書等の発信者は、市長名を用いる。ただし、文書等の性質又は内容により特に必要がある場合は、副市長名、部長名若しくは課長名又は市名を用いることができる。
（平１９規程１・一部改正）
（事案の決定及び施行）
第２４条 起案者は、決裁責任者の決裁により事案が決定したときは、総合文書管理システムに文書管理事項を記録する。
第４章 文書等の清書及び発送
（清書及び照合）
第２５条 決定された事案を施行する場合は、施行する文書等（以下「施行文書」という。）を清書し、当該施行文書と当該事案に係る起案文書とを照合する。
２ 前項の規定にかかわらず、電子文書による送信に係る施行文書の清書及び照合は、送受信装置を利用して行うことができる。
３ 前項の場合において、次の各号に掲げる処理は、当該各号に定めるところによる。
（１） 清書 施行文書の清書に係る事項を送受信装置に入力し、又は送受信装置により送信原稿を作成する。
（２） 照合 送受信装置へ入力した事項又は送信原稿と起案文書とを確認する。
（公印）
第２６条 起案文書との照合を終えた施行文書には、町田市公印規程（昭和３９年４月町田市規程第４号）の定めるところにより、公印を押印する。
（電子署名）
第２７条 前条の規定にかかわらず、電子文書による送信に係る施行文書には、公印の押印に代えて、電子署名を付与する。ただし、町田市公印規程第１６条第１項の規定により公印の押印を省略できるものは、電子署名を省略することができる。
２ 前項本文の規定により電子署名を受けようとする者は、電子署名を付与する施行文書に起案文書を添えて、総務課長に請求するものとする。
３ 総務課長は、前項の規定による請求を受けたときは、電子署名を付与すべき施行文書と起案文書とを照合した上で、電子署名を付与する。
４ 前３項に定めるもののほか、電子署名を付与するために必要な手続その他の事項は、総合行政ネットワーク運営協議会の定めるところによる。
（平２０規程９・平２１規程６・令３規程２・一部改正）
（発送）
第２８条 施行文書の発送は、電子文書による送信、使送、郵送、交換便等により行う。ただし、通信回線の利用により送信できる施行文書は、総務部長が事前に承認し、かつ、送信の相手方が受信することに同意した場合に限る。
２ 郵送により本庁から発送する文書は、総務課長が発送の手続を行う。ただし、次の各号のいずれかに該当するときは、主管課長が発送の手続を行う。
（１） 定時（平日の午後３時）以外に発送するとき。
（２） １課で主に２５グラムまでの定型郵便物（はがきを除く。）を５，０００通以上発送するとき。
（３） １課で郵便物の総重量が５０キログラムを超えるとき。
（４） 総務課長が主管課において発送することが適当であると認めたとき。
３ 主管課長は、郵便物を３，０００通以上発送する場合は、前日までに総務課長に連絡しなければならない。
４ 主管課長は、はがきを郵送するときは、必要な箇所にシールを貼るなどして個人情報保護、データ保護等に配慮しなければならない。
（ファクシミリによる収受及び発送等）
第２９条 主管課長は、ファクシミリに着信した文書のうち次に掲げるものは、到達した文書とみなし、第１１条に規定する収受の処理を行う。
（１） 市に対する要望、提案、意見等
（２） 市の内部及び市と国又は都その他の地方公共団体との相互間における手続等で、公印の押印を省略できるもの
（３） 専用回線で普通紙を用いたもの（公印が押印されているものを含む。）
２ 前項第２号及び第３号の文書は、ファクシミリを利用して発送の手続を行うことができる。
３ 前２項に規定するものを除き、ファクシミリにより送受信する文書は、単なる事実の通知、情報交換に係る通知、資料の提供等とし、この規程に基づく管理の手続を要しないものとする。
（平１８規程１４・一部改正）
（電子メールによる送受信）
第３０条 主管課長は、電子メールで受信したもののうち次に掲げるものは、到達した電子文書とみなし、第１４条に規定する収受の処理を行う。
（１） 市に対する要望、提案、意見等
（２） 市の内部及び市と国又は都その他の地方公共団体との相互間における手続等で、公印の押印を省略できるもの
２ 前項各号の電子文書は、電子メールを利用して発送の手続を行うことができる。
３ 前２項に規定するものを除き、電子メールにより送受信するものは、単なる事実の通知、情報交換に係る通知、資料の提供等とし、この規程に基づく管理の手続を要しないものとする。
（平１８規程１４・全改）
第５章 文書等の整理及び保存
（文書等の整理）
第３１条 文書等（電子文書を除く。次項において同じ。）の整理は、原則としてファイリングシステムを利用し、いつでも容易に取り出せるように、所定の場所に組織的に整理し、及び保存しなければならない。
２ 文書等の保存に当たっては、常に紛失、火災、盗難等の予防の措置をとるとともに、重要なものは、いつでも持ち出せるようにあらかじめ準備しておかなければならない。
３ 電子文書は、総合文書管理システムにより整理し、及び保存する。
（文書等の分類）
第３２条 文書等の分類は、原則として第１分類、第２分類、第３分類、第４分類から成る階層構造によるものとする。
２ 主管課長は、文書等の整理に当たって、文書等の性質、内容等に応じた系統的な分類を定めるものとする。
（保存年限）
第３３条 文書等の保存年限は、永年、１０年、５年、３年及び１年とし、総務部長が別に定めるもののほか、主管課長が定める。ただし、軽易な文書等で１年以上の保存の必要がないと主管課長が認めた文書等は、事務遂行上必要な期間の終了後、随時廃棄することができる。
２ 前項本文の規定にかかわらず、法令に保存期間又は時効が定められている文書等の保存年限は、それぞれ法令に定める保存期間又は時効期間とする。
３ 第１項ただし書の規定により文書等を廃棄したときは、総合文書管理システムに廃棄の記録をする。
４ １０年を経過した永年保存の文書等は、適宜、永年保存の適否について見直すものとする。
（保存年限の計算）
第３４条 文書等の保存年限は、文書等の完結した日（簿冊形式で整理されているものにあっては、簿冊への記載が終了した日）の属する年度の翌年度の４月１日（暦年によるものは、当該文書等の完結した日の翌年の１月１日）から起算する。
（文書等の保存）
第３５条 電子文書は、主管課長が保存する。
２ 文書等（電子文書を除く。本条及び第３７条において同じ。）は、第３３条第１項ただし書の規定により随時廃棄するものを除き、前条に規定する起算日から１年は主管課長が保存する。
３ 保存年限が３年以上の文書等は、総務課長が別に定める基準により総務課長又は主管課長が保存する。
４ 前項の規定により総務課長が保存することになった文書等は、主管課長が保存年限別に区分し、総務課長に引き継ぐ。
（ファイル基準表）
第３６条 主管課長は、保存年限が１年以上の文書等については、当該文書等の件名、保存年限等が記載されたファイル基準表（総合文書管理システムに記録された文書管理事項の一覧表をいう。）を作成する。
（借覧）
第３７条 第３５条第４項の規定により総務課長に引き継いだ文書等を借覧しようとする者は、総務課長の承認を受けなければならない。
２ 借覧した文書等は、抜取り、添削等をしてはならない。
３ 借覧を終えた文書等は、速やかに返還しなければならない。
（歴史的・文化的資料の保存）
第３８条 １０年を経過した永年保存の文書等及び保存年限を終了した文書等のうち、歴史的・文化的資料として後世に伝えられるべきものであると総務課長が認めたときは、別に保存し、必要に応じて公開することができる。
（廃棄）
第３９条 前条の規定により別に保存する文書等を除き、保存年限を終了した文書等は、個人情報保護、データ保護等に十分配慮し、総務課長又は主管課長が溶解処理その他の方法により廃棄する。
２ 主管課長は、前項の規定により文書等を廃棄したときは、総合文書管理システムに廃棄の記録をする。
（平１９規程１・一部改正）
第６章 例規文書等
（平２８規程１２・改称）
（例規文書）
第４０条 文書等のうち、例規文書の種類は、次に掲げるとおりとする。
（１） 法規文書
ア 条例 地方自治法（昭和２２年法律第６７号）第１４条の規定に基づいて定めるものをいう。
イ 規則 地方自治法第１５条の規定に基づいて定めるものをいう。
（２） 令達文書（命令・示達文書）
ア 規程 市長が職務上の基本的事項等について所属の機関又は職員に対し命令する訓令のうち、規程形式をとるものをいう。
イ 通達 市長が法令解釈、運用方針、職務運営上の細目的事項について通達するものをいう。
ウ 依命通達 副市長、部長等が市長の命を受けた特定事項について、自己の名で発する通達をいう。
（３） 公示文書
ア 告示 行政処分又は重要な事項について市民に公示するものをいう。
イ 公告 一定の事項を広く市民に知らせるものをいう。
２ 例規文書の形式等については、次に掲げるとおりとする。
（１） 法規文書
ア 条例及び規則の形式は、条建てとする。
イ 条例及び規則は、横書きとする。
ウ 条例及び規則の年の表記は、元号を用いる。
エ 条例及び規則で定める様式の年の表記は、「 年 月 日」の形を用いる。
オ 条例及び規則の公布は、町田市公告式条例（昭和３３年２月町田市条例第３号）に基づいて行い、掲示の期間は２週間とする。
カ 条例の原議（決裁責任者の決裁を経た起案文書をいう。以下同じ。）は、法制課長が公布手続をとった後、総務課長が保存する。
キ 規則の原議は、法制課長が公布手続をとった後、法制課長が保存する。
ク 条例及び規則の原本並びに原議の保存年限は、永年とする。
（２） 令達文書
ア 規程の形式は条建てとし、通達及び依命通達の形式は項建てとする。
イ 規程、通達及び依命通達は、横書きとする。
ウ 規程の年の表記は元号を用い、通達及び依命通達の年の表記は西暦を用いる。
エ 規程で定める様式の年の表記は、「 年 月 日」の形を用いる。
オ 規程の公表は、町田市公告式条例に基づいて行い、掲示の期間は２週間とする。
カ 通達及び依命通達の令達式は、令達先に通知することをもって行う。
キ 規程の原議は、法制課長が公表手続をとった後、法制課長が保存し、規程の原本及び原議の保存年限は永年とする。
ク 通達及び依命通達の原議は主管課で保存し、保存年限は原則として永年とする。
（３） 公示文書
ア 告示及び公告は、原則として横書きとする。
イ 告示及び公告の年の表記は、原則として西暦を用いる。
ウ 告示及び公告の公示は、町田市公告式条例の例により行い、掲示の期間は、別に定めがあるものを除き２週間とする。
エ 告示及び公告の原議は主管課で保存し、保存年限は別に定める。
（平１９規程１・平２０規程９・平２２規程２・平２８規程１２・一部改正）
（例規文書の審査）
第４１条 例規文書の審査は、次に掲げるとおりとする。
（１） 条例、規則及び規程は、起案前に総務部法制課の事前審査を、副市長決裁前に法制課長の例規審査並びに政策経営部経営改革室長及び政策経営部長の政策審査を受ける。
（２） 通達、依命通達、告示及び公告は、副市長決裁前に法制課長の例規審査を受ける。
（平２０規程９・全改、平２２規程２・平２３規程１２・平２８規程１２・一部改正）
（条例等の作成手続）
第４２条 前条に定めるもののほか、条例、規則及び規程の作成手続については、町田市条例等作成手続規程（平成１４年１２月町田市規程第２０号）の定めるところによる。
（平２８規程１２・一部改正）
（審査の基準）
第４３条 法制課長は、次のことに留意して例規文書を審査する。
（１） 例規立案の原則
ア 憲法その他の法に適合するものであること。
イ 地方自治の本旨に基づいて、法令を解釈し、運用すること。
ウ 公権力の行使が適正かつ公平であること。
エ 政策が正確に反映されていること。
オ 法形式等の選択が正しいこと。
カ 市民のだれもが容易に理解できるものであること。
（２） 実務上の留意事項
ア 制定改廃の時機を失わないこと。
イ 一定の方式に従って、制定改廃を行うこと。
ウ 実務に則した内容にすること。
エ 用字・用語を、適切に使うこと。
オ 法制執務における立法技術に必要以上にこだわらないこと。
（平１８規程４・平２０規程９・平２２規程２・一部改正）
（修正及び改案）
第４４条 審査の結果、軽易な修正については、修正して回議し、事案の本質的修正を必要とするもの又は改案を必要とするものは、主管課長に回付しその旨を指示する。
（要綱その他の内規文書）
第４５条 この規程に定めるもののほか、文書等のうち要綱その他の内規文書の取扱いについては、町田市要綱等取扱規程（平成２８年１１月町田市規程第１２号）の定めるところによる。
（平２８規程１２・追加）
第７章 補則
（委任）
第４６条 この規程に定めるもののほか、文書等の管理に関し必要な事項は、総務部長が別に定める。
（平２８規程１２・旧第４５条繰下）
附 則
（施行期日）
１ この規程は、平成１７年４月１日から施行する。
（町田市文書取扱規程の廃止）
２ 町田市文書取扱規程（平成２年２月町田市規程第２号）は、廃止する。
附 則（平成１８年３月３１日規程第４号）
この規程は、平成１８年４月１日から施行する。
附 則（平成１８年５月３１日規程第１４号）
この規程は、平成１８年６月１日から施行する。
附 則（平成１９年２月１４日規程第１号）
この規程は、平成１９年４月１日から施行する。ただし、第３９条第１項の改正規程は、公表の日から施行する。
附 則（平成２０年３月３１日規程第９号）
この規程は、平成２０年４月１日から施行する。
附 則（平成２１年３月３１日規程第６号）
この規程は、平成２１年４月１日から施行する。
附 則（平成２２年３月３１日規程第２号）
この規程は、平成２２年４月１日から施行する。
附 則（平成２３年３月３１日規程第１２号）
この規程は、平成２３年４月１日から施行する。
附 則（平成２８年１１月１８日規程第１２号）抄
（施行期日）
１ この規程は、平成２９年４月１日（以下「施行日」という。）から施行する。
（文書管理規程の一部改正に伴う経過措置）
５ この規程の施行の際現にこの規程による改正前の文書管理規程第４０条第１項第４号アに掲げる要綱として制定されているものは、施行日以後においては、この規程の規定により制定された要綱とみなす。
６ この規程の施行の際現にこの規程による改正前の文書管理規程第４０条第１項第４号イに掲げる要領として制定されているものは、施行日以後においては、この規程の規定により制定された要綱以外の内規文書とみなす。
附 則（令和２年６月３０日規程第９号）
この規程は、令和２年７月１日から施行する。
附 則（令和３年３月３１日規程第２号）抄
（施行期日）
１ この規程は、令和３年４月１日から施行する。
附 則（令和３年６月１５日規程第９号）
この規程は、公表の日から施行する。
